Контроль и учёт товародвижения.

Шиков Виктор Олегович
Генеральный директор ООО “Тримас Групп” г. Москва.

Много банальностей, известных всем, но нюансы, нюансы…

Девушка приятеля танцевала на столе.
- Хорошие ножки, – сказал я ему.
- Ты, правда, так считаешь? – спросил он.
- Да, – ответил я, – Не каждый стол способен выдержать такой вес.

С необходимостью ведения качественного учёта согласится практически любой человек, мало-мальски имеющий отношение к деятельности не только коммерческих организаций.

Ведение качественного учёта необходимо не только для того, чтобы понимать “что, где находится”, но и для возможности качественного анализа, на основе результатов которого будут приниматься управленческие решения, начиная с планов развития коммерческих компаний и предприятий, и заканчивая управлением операционной деятельностью и персоналом.

В России сложилось несколько типов учёта, в силу исторически сложившихся особенностей российского делового обихода, и функций каждого из этих типов:

• Налоговый.
• Бухгалтерский.
• Управленческий (он же – оперативный)

Налоговый и бухгалтерский учёт во многих компаниях совпадают по функциям и задачам, а вот управленческий, или, как его иногда называют, оперативный, учёт существенно отличается от них.

Управленческий и бухгалтерский учёт имеют отличающиеся функции и задачи, что приводит к существенным различиям.

Различия.

- И запомните: красное вино – к мясу, белое вино – к рыбе. Ну а водка? Водка она ко всему… даже к тортику …

• Основной задачей бухгалтерского учёта является подготовка отчётности о деятельности компании после окончания отчётного периода, в том числе для начисления налогов и выплат в бюджет.
• Основной задачей управленческого (оперативного) учёта является подготовка отчётности о текущем положении дел в компании (а в продвинутых компаниях и о прогнозируемом) с отражением всех возможных (или необходимых) аспектов.

Ещё одним отличием является то, что в управленческом учёте информация может появляться⁄отражаться (и учитываться в дальнейшей работе) до появления подтверждающих документов, в то время как бухучет ведётся только на основе документов.

Например в управленческом учёте могут отражаться: планы, формирование накладной поставщика по выставлению акцепта поставщика до получения документов на поставку и т.п.

Кроме того, если в бухгалтерском учёте компания может (по разным причинам) и не отражать всей информации либо отражать её разрозненно, – распределяя по юридическим лица, имеющим отношение к компании, то в управленческом учёте информация должна быть отражена максимально полно и комплексно.

При анализе деятельности компании, особенно в случае, когда результатами анализа накопленной статистики является принятие решений на стратегическом уровне или в оперативной работе, управленческий учёт играет наиболее важную роль.

Проблемы, которые большинство компаний давно успешно решили:

“Человек родился для счастья, как птица для полёта!” – любят позлорадствовать пингвины и страусы.

• Учёт расходования денежных средств.
• Включая, во многих компаниях, бюджетирование и формирование платёжного календаря.
• Учёт дебиторской и кредиторской задолженности.
• Учёт поступления денежных средств.
• Учёт поступления продукции и товаров.
• Учёт реализации товаров и услуг.

Но для корректного и точного управления этого, как показывает опыт, оказывается недостаточно.

Необходимо контролировать и учитывать непосредственно динамику движения товаров (для торговых организаций) и, как минимум, комплектующих материалов и сырья – для производственных компаний.

Для производственных компаний хорошо бы ещё и контролировать и учитывать оборудование, запасные части, расходные материалы инструменты и т.п.

Существуют некоторые, простые и банальные, но, тем не менее, действенные и, что удивительно, в довольно большом количестве компаний не используемые правила организации учёта товародвижения.

Рекомендации по ведению управленческого учёта.

После операции хирург показывал Джеки Чану смешные и неудавшиеся моменты.

Данные о движении товара: поступлении, продажах и остатках, являются базовыми в управлении и, в частности, при расчёте потребностей, – планировании продаж (реализации).

Любое искажение (умышленно или нет, в том числе обусловленное “особенностями компании”) либо некорректность этих данных, ведёт к ошибкам, например, в определении потребности, всегда занижая прогноз, что, в свою очередь, грозит дефицитом (“недопродажей”) и потерей объёма продаж и прибыли.

Основной доминантой правильного управленческого учёта товародвижения является принцип соблюдения реальной картины состояния склада по каждому дню.

Поставка.

А вот и моя прекрасная половина! Литра!

Информация о поставке должна вноситься в систему учёта компании до получения документов на поставку и, тем более до прибытия этой поставки.

Информация вносится в следующей последовательности:

• На основе плана-графика отгрузок поставщиками.
• На основе акцепта (подтверждения) поставщиком возможности отгрузки формируется накладная поставщика. При необходимости – с соответствующими корректировками.
• После получения документов на партию поставки от поставщика в накладную, при необходимости вносятся изменения по сравнению с акцептом (даты отгрузки, номенклатура и количество), если отклонения от акцепта поставщика.
• По прибытию партии по итогам приёмки на основе приёмки и выбраковки товара накладная корректируется соответствующим образом и проводится.

  Если был бой, брак или пересортица – на основе акта приёмки по факту. При наличии в компании нескольких складов, также учитывается склад приёмки и ФИО кладовщика, проводившего приёмку.

  В бухгалтерию отдаётся накладная с актом приёмки “по факту” с выбраковкой и т.п.

Проводка осуществляется той датой, когда товар реально становится доступен к продаже либо использованию.

Если по каким-либо причинам нужно проводить приходы другой датой, например по накладной поставщика, то такие приходы производятся на промежуточный склад, а с него, уже реальной датой “опускаются” на рабочий склад.

Более вносить изменения в эту накладную не имеет права никто в компании.

Перемещение между складами

Обернувшись красной девицей, лягушка сохранила хладнокровие.

Перемещение между складами компании осуществляется (и проводится) по отдельному документу, имеющему отличающуюся от отгрузок клиентам форму.

Как в случае наличия у компании нескольких складов, которые могут отличаться функционально (стоковый, распределительный и оборотный), регионально, так и при смене (“переезде”) склада.

Приходование такой поставки может осуществляться, как аналогично приходованию и приёмке товара от поставщика (в этом случае в графе “Поставщик” указывается склад компании, отпустивший товар), так и по отдельной форме документа.

Отпуск клиентам

На байдарках всегда присутствуют два загадочных существа: Гребибля и Гребубля.
Иногда к ним присоединяются Нетудабля и Неорибля.

Отпуск клиентам, включая давальческую схему, осуществляется по стандартной схеме.

При давальческой системе также проводится услуга “Переработка” и⁄или взаимозачёт требований.

Отпуск товара в управленческом учёте приводится датой фактической отгрузки.

Возврат от клиентов.

Если бы идиоты умели летать, – это был бы не офис, а аэропорт.

Возврат от клиентов осуществляется, при ведении оперативного учёта, аналогично приёмке товара от поставщика.

При этом поставщиком выступает клиент. Возврат осуществляется по цене отгрузки.

В отчёте по дебиторской задолженности автоматически осуществляется зачёт требований.

Как списание со счета клиента суммы, на которую произошёл возврат. Если она превышает задолженности или клиент – “предоплатник”, то сумма “к возврату” появляется в кредиторской задолженности.

Связь с “родительской” расходной накладной осуществляется либо программно, либо документы “связываются” вручную. Вариантов – множество.

Себестоимость (или, как минимум, – цена поставки) возвращённого товара при привязке возврата к “родительской” накладной, будет равна не цене отпуска клиенту, который товар вернул, а себестоимости ⁄цене при поставке товара напрямую от поставщика.

Если в бухгалтерском учёте можно провести сторнирование продажи, чтобы избежать лишних манипуляций и оформления дополнительного пакета документов, то в управленческом учёте сторнирование (как отмена) продажи при возврате недопустима.

Дата возврата также должна быть указана та, когда товар реально стал доступен к продаже (если товар вернули в продажу).

Возврат поставщику.

- Почему вы расстались?
- Я хотел другую, а у неё другой не было.

Возврат поставщику проводится как отпуск товара по цене поставки либо с включением в цену прямых затрат на товар (например, на транспортировку и хранение бракованного товара, на его таможенную очистку и затраты на возврат).

При этом также необходима привязка к родительскому документу (приходной накладной), программно либо вручную, и зачёт требований в системе.

Сторнирование поставки при возврате недопустимо.

Инвентаризация, выбраковка, пересортица.

Если в имени “Илюха” поменять одну букву, то получится “Илюша”.

При обнаружении излишков, брака, порчи или недостач, а также при пересортице, как известно, формируются отдельные документы:

• Акт списания, с указанием причин, ассортимента и количества. Можно использовать стандартные бухгалтерские формы таких актов.

  Также рекомендуется фиксировать: кладовщика, оформившего акт, и сотрудника, который акт провёл, даты обнаружения излишков⁄недостачи, проводки.

• Акт приходования пересортицы (при пересортице или обнаружении неучтённого товара).

Приходование излишков.

– А кто стучится к нам в ракету? – Прижался Николай к Петру.
– Не знаю, открывать не будем, и вряд ли это – человек.

Приходование излишков производится не датой обнаружения (её можно писать в комментариях к накладным), а датой, когда товар физически готов к реализации или использованию: перемещён на соответствующее место на складе с соблюдением всех необходимых процедур, в учётную систему введены все необходимые для реализации параметры.

При “уценке” товара из-за потери товарного вида и т.п. учёт уценённых товаров может вестись как при списании “полноценного” товара и поступлении уценённого (списание и приходование брака), так и по отдельному документу “выбраковка” с действием не “списать”, а “уценить”.

При обнаружении недостачи.

- Что такое “светит, но не греет”?
- 15 лет строгого режима.

При обнаружении недостачи (например, при отборке⁄комплектации заказа на складе либо при инвентаризации), товар сразу после получения подтверждающих это документов датой обнаружения и в день обнаружения должен быть выведен с соответствующего склада.

Недопустимо простое удаление выявленной недостачи из накладной без последующего выведения соответствующего недостаче количества. Если позже товар “находится”, см. выше.

Резервирование товара.

Блондинка съела “Рафаэлло”, а орешек оставила, чтобы посадить.

При резервировании товара, состояние склада должно меняться реальной датой, когда товар становится недоступен к продаже.

То есть из доступного остатка товар может списываться в случаях резервирования под клиента, который “точно заберёт” или оплатил товар.

В этом случае, при отлаженной системе резервирования и контроля резервирования, в момент проведения документа “Резерв”, зарезервированный товар считается проданным.

При отказе по каким-либо причинам от резерва (например, клиент отказался или менеджер резервировал дефицитный товар “на всякий случай”) недопустимо простое удаление документа, по которому производился резерв: в этом случае товар возвращается на склад задним числом, и якобы весь период резерва был доступен, но никому не нужен.

В таких случаях товар должен быть возвращён из резерва в общий доступ той датой, когда он стал реально доступен к реализации.

Рекомендуется контролировать “конвертирование” – “трансформацию” резерва в отгрузки, – как в целом по компании, так и с дифференциацией по торгующим подразделениям и менеджерам.

Формирование оборотных ведомостей.

Если женщина вам говорит, что вы – многогранная личность: не обольщайтесь: это значит, что вы – гад, сволочь и паразит одновременно.

Оборотные ведомости при предоставлении данных для анализа формируются по всем рабочим дням, вне зависимости от того, было ли движение товара в эти дни или нет.

Оборотных ведомостей, вообще, в компании может вестись 2:

Физическое движение товара.

Детская мудрость: “ПАПА, КОНЕЧНО, ХОЗЯИН В ДОМЕ, НО МАМА – ХОЗЯЙКА ПАПЫ”.

Этот тип оборотной ведомости отражает фактическое полное движение товара по конкретному складу и включает в себя:

• Запас товара на начало дня.

  “Чистый запас”, то есть товар, пригодный к продаже, уже после выбраковки. Выбракованный и уценённый товар, если он подлежит продаже, может учитываться на “складе брака”.

• Отгрузки, которые в себя включают:
  • Реализацию клиентам.
  • Отгрузку на другой склад.
  • Возврат поставщику.
  • Передача на переработку по “давальческой” схеме
  • Списание товара по пересортице или недостаче.
  • Списание товара в брак
  • Списание товара в уценку (перемещение на склад брака или уценки).
• Поступления товара, которые в себя включают:
  • Приход от поставщика.
  • Поставка с другого склада.
  • Приходование излишков после инвентаризации или пересортицы.

При формировании такой оборотной ведомости остаток на начало следующей даты должен быть равен:

= Остаток на начало дня + Поступления – Отгрузки

По “чистым” продажам.

- Раньше наша собака занимала первое место в сердце моей жены. Теперь это место занял я!
- И как же тебе это удалось?
- Понимаешь, пёс не ест то, что готовит жена. А я ем!

В оборотной ведомости указывается:

• Запас товара на начало дня.

  В зависимости от политики компании, этот запас может быть физическим (т.е. полностью включать в себя весь физический остаток товара) либо “к продаже” (из физического остатка исключается оплаченный клиентами товар, товар, зарезервированный к отгрузке клиентами, которые “точно возьмут”). Но весь резерв из этого остатка не исключается. Остаток “к продаже” всегда больше “свободного” – незарезервированного остатка и не превышает физический.

• Отгрузки, которые в себя включают только реализацию клиентам.

  Включая те сделки, по которым позднее был возврат: продажа была, значит, была потребность, а причин возврата может быть множество: нехватка средств на оплату, необходимость закупить другой товар при превышении (если не вернёт) кредитного лимита и т.д.

• Поступления товара, которые в себя включают:
  • Приход от поставщика.
  • Поставка с другого склада.
  • Приходование излишков после инвентаризации или пересортицы.

В этом случае остаток на начало следующей даты может быть не равен значению, полученному при использовании вышеуказанной формулы.

Именно на основе такой оборотной ведомости обычно и происходит анализ и планирование продаж.

Замечания.

Вчера выгнали со дня рождения… Думаю, может, не стоило дарить эту книгу "Признаки умственной отсталости"?… Но я же из лучших побуждений… Думал, что поможет…

При передаче товара с одного юрлица компании на другое (для оптимизации налогообложения, смене юрлиц и т.п.) в оборотных ведомостях оперативного учёта “по чистым продажам” такая передача не отражается.

При наличии у компании нескольких рабочих складов в одном регионе (например, при смене склада и, соответственно, переезде со склада на склад) при формировании оборотной ведомости “по чистым продажам” рекомендуется указывать совокупный входящий запас, суммарные отгрузки⁄реализации и поступления без учёта перемещения между складами.

В том числе не включаются передача или списание товара на склад брака.

Индикаторы.

Врач задумчиво смотрит на Сильвестра Сталлоне:
- Неудержимый, значит. А руки перед едой моете? И “Имодиумrdquo; не помогает?

Часто в компаниях утверждают: “у нас с учётом все хорошо”. Очень часто – это действительно так.

Но, тем не менее, существуют некоторые “флажки”, которые выступают индикаторами и дают повод задуматься о том, что что-то в организации учёта не до конца продумано.

Этими индикаторами являются:

• Наличие отрицательных значений продаж либо цены продажи, – в случаях, когда возврат товара проводится сторнированием.
• Наличие отрицательных значений поставки либо стоимости поставки.
• Попадание в оборотные ведомости по “чистым” продажам (т.е. в анализ соответствия продаж и запасов) перемещений товара между складами, списания брака, возврата поставщикам и т.п. “не реализационных” отпусков товара.
• Наличие отрицательных, – “минусовых” остатков товара в прошедших периодах либо отрицательной стоимости⁄себестоимости остатков.

Зачастую отрицательные остатки обусловлены либо пересортицей, либо некорректной – ошибочной проводкой.

- Хочу в лес сходить по грибы.
- Там же клещи!
- Я оденусь нормально.
- да им пофигу, как ты выглядишь!

Существуют ещё несколько вопросов и нюансов по организации товарного справочника, но об этом – в следующий раз.