О термине “управление запасами” и его значении

Шиков Виктор Олегович
Генеральный директор ООО “Тримас Групп” г. Москва.
Опубликовано в журнале “Вестник транспорта” №5 2019 г. с.29-31

Одним из непременных условий успеха практически в любой деятельности является понимание цели и сути этой деятельности теми, кто занимается либо руководит ею. И управление запасами – не исключение.

Не только рядовые сотрудники, но и руководители не до конца понимают, в чём именно заключается суть работы по управлению запасами, это показывает и то, какие задачи в компаниях ставятся перед подразделениями по управлению запасами. Нередко управление запасами относят к функциям складской логистики.

Если задать вопрос “в чём именно заключается суть и смысл управления запасами?”, то нередко можно вызвать замешательство. Притом, что

  • во многих компаниях существуют отделы, а то и целые управления или департаменты по управлению запасами;
  • существует множество обучающих программ по управлению запасами – курсов, семинаров и т.п.;
  • в магазинах продаётся литература по управлению запасами;
  • разрабатывается и предлагается готовое программное обеспечение по управлению запасами для снабженцев и закупщиков.

Перед подразделением по управлению запасами также могут ставиться задачи организовать реализацию неликвида либо его утилизацию, организовать перераспределение низковостребованных запасов с целью передачи их структурам, где они могут быть востребованы и вовлечены в производство, от структур, где они не востребованы, и т.д., и т.п.

То есть это не столько управление запасами, сколько перераспределение их и работа с уже сформированными, в том числе неликвидными, запасами.

Управлять запасами в этом случае, всё равно, что управлять автомобилем после столкновения с препятствием, с целью избежать столкновения. Когда запасы уже сформированы, ими можно только распорядиться, управление запасами начинается задолго до того, как они формируются.

Иными словами: и подразделение есть, и сотрудники есть, и деятельность есть, а управления запасами нет.

Наряду с наличием значительного количества источников и литературы, существует признанная проблема в управлении запасами, – не всегда детерминированный понятийный аппарат.

Чтобы понять, насколько корректен и обоснован наиболее распространённый подход, необходимо разобраться, что же включает в себя и обозначает понятие “управление запасами” с точки зрения логистики и управления цепями поставок.

Общее понятие управления запасами различными классическими источниками формулируется довольно расплывчато и в немалом количестве случаев без конкретики, например, утверждается, что “управление запасами – это координирующая и интегрирующая отрасль деятельности” ©.

Разберём понятие “управление запасами” на составные части.

В соответствии с ПБУ 5⁄01, материальный запас – это активы, которые:

  • используются как сырье или материалы в целях выпуска продукции на продажу, выполнения работ, услуг;
  • подлежат продаже без дальнейшей переработки, – товары;
  • используются для решения управленческих задач внутри организации.

Выпущенная предприятием из исходных материальных запасов готовая продукция – это актив, который также относится к материально-производственным запасам (МПЗ).

Схожим образом в других источниках под “запасами” понимаются материально-технические ресурсы, готовая продукция или товары, находящиеся на складах и базах и предназначенные для использования, вовлечения в производственную деятельность компании либо реализации потребителям и клиентам. Запас рассматривается как часть материального потока, образующегося при транспортировке, хранении и прочих логистических операций в цепи поставок от источника сырья до конечного потребителя.

Теперь необходимо понять, что же подразумевается под понятием “управление”, поскольку в различных источниках и литературе встречаются различные трактования этого понятия.

Так, под управлением может пониматься весь процесс организации деятельности, планирования, мотивации, координации и контроля. Это – описание по составляющим.

Под управлением также могут пониматься операции, связанные с соблюдением технологических параметров, координацией деятельности и т.п. Под управлением организацией может пониматься и воздействие на организационную систему с целью добиться от неё требуемого поведения и получения от неё необходимых результатов.

Схожим образом под управлением понимается поиск управленческого воздействия на организацию, допустимого в существующих условиях, которое позволит повысить эффективность управления организацией или добиться максимально эффективного результата её деятельности в текущих условия. Г.П. Щедровицкий разграничивает организацию, руководство и управление организацией или процессом, которые определяет как “деятельность над деятельностями” ©, поскольку объектом деятельности при управлении являются сотрудники компании и их деятельность.

Под работами по организации деятельности понимаются конструирование, конфигурирование организационной системы как комплексной структуры с упорядочиванием объектов внутри неё, построения структуры и системы связей и взаимодействия элементов этой структуры до уровня человека. Работа по организации является работой по созданию управленческой системы, выстраиванию её структуры, организационной формы, иерархии и связей внутри неё, конструктивными элементами, материалом строительства при организационной работе являются люди.

Участие людей в деятельности организации и зависимость результатов её деятельности от человеческого фактора являются существенным фактором, влияющим на эффективность работы всей системы в целом, а также на наличие рисков отклонений от заданных нормативов и технологических процессов.

При этом необходимо обратить внимание на то, что любую систему необходимо рассматривать не только с точки зрения того, как она функционирует в настоящий момент и какие результаты даёт, но и с точки зрения того, к чему она может привести в дальнейшем.

Суть руководства заключается в постановке целей и задач перед элементами системы – людьми, в организации, формализации, упорядочивании и стандартизации их деятельности в соответствии с поставленными перед ними задачами. Для этого в компаниях разрабатываются должностные инструкции, положения и нормативные документы о тех или иных видах или направлениях деятельности и подразделениях.

Руководство и управление, как деятельность, возможны только в рамках организационной структуры компании.

Поскольку в деятельности организации или функционировании процесса существует неопределённость, и возникают отклонения от установленных нормативов или утверждённых планов, – возникает необходимость корректировки деятельности организационной системы или её элементов для снижения негативного воздействия на достижения целей организации или выполнение планов либо повышения положительного эффекта до максимально допустимого. Выявление необходимости корректировки деятельности и корректировка деятельности, – это то, что часто обозначается, как “управление по отклонениям”.

Целью управления является переведение движения или деятельности объекта управления в состояние, отличающееся от того, в котором объект находился к моменту начала воздействия, и либо максимально соответствующее состоянию достижения целей компании, либо желаемое, – при изменении целей компании при воздействии внешних или внутренних факторов.

Под управлением, как комплексной деятельностью, подразумевается воздействие на деятельность объектов – организационных систем или их элементов, изменение характера их деятельности с целью достижения стоящих перед организацией целей и задач.

Одним из ключевых требований является устойчивость и надёжность систем, поэтому система управления не может быть статична. Изменения внутренних или внешних факторов, внешней среды, процессов компании, вызывают необходимость приспособления и адаптации системы управления к этим изменениям в организации и внешней среде.

Под управлением понимается комплекс, включающий в себя как работу по организации структур управления запасами, так и руководство и управление.

Сформулировав комплексное понимание терминов “запасы” и “управление”, можно постараться синтезировать суть понятия “управление запасами”.

Исходя из всего вышесказанного, можно определить управление запасами, как деятельность по воздействию на различные элементы цепи поставок, а также события и факторы, действующие в рамках цепи поставок, с целью привести запасы в состояние, способствующее достижению целей, решению задач и выполнению планов компании. Также можно определить управление запасами, как деятельность с целью снижения негативного воздействия неопределённостей и внешних событий на достижения целей организации или выполнение её планов. При этом управление запасами включает в себя работу по организации управления запасами, руководству этой деятельностью и управлению по отклонениям. В рамках этого функционала деятельность по управлению запасами должна включать в себя принятие оптимальных решений при формировании поставок: номенклатуры, количества, графиков и сроков отгрузки, – для достижения целей компании и выполнения планов.

То есть в данном определении и понимании управления запасами, видно, что управление запасами выходит за рамки как складской логистики, так и за рамки распоряжения запасами и начинается задолго до формирования запасов.

Ю.И. Рыжиков определяет суть управления запасами близко в определению Бауэрсокса следующим образом: “Управление запасами заключается в максимально точном определении сроков и объёмов отгрузки, – размещаемых заказов поставщикам” ©.

Процесс управления запасами является ключевым в управлении материальными потоками в цепях поставок, поскольку запасы сами по себе – наиболее ресурсоёмкий объект управления в компании при относительно невысокой рентабельности. Корректное управление запасами, с использованием современных методов и подходов, позволяет определять сроки и объём средств, необходимых на закупку товаров, чтобы обеспечить удовлетворение потребностей и спроса клиентов при оптимальном уровне затрат.

Управление запасами не является изолированным процессом в работе организации и оказывает значительное влияние на всю её деятельность, поскольку запасы составляют наиболее значительную долю активов компании. Этот процесс имеет большое количество связей с другими процессами и функциями деятельности компании. Характер этих связей может изменяться в зависимости от особенностей организации и структуры конкретной компании. В зависимости от того, какие из этих связей будут рассматриваться компанией как управляемые, контролируемые или неконтролируемые, эффективность управления запасами может значительно отличаться.

Бауэрсокс замечает, что управление запасами непосредственно связано с рисками и оказывает высокое влияние на всю деятельность компании. Эта функция непосредственно связана с управлением товародвижением в цепи поставок от закупок до доставки клиентам и привлечения новых покупателей. Можно принять, что управление запасами включает в себя анализ и контроль рисков, влияющих на размер и сроки формирования запасов и их использования в деятельности компании.

Там, где отсутствует сквозное управление материальным потоком и доминирует система управления, при которой каждое функциональное подразделение отвечает только за свой участок цепи поставок и отстаивает только свои интересы и выгоды, в такой компании материальный поток имеет слабую управляемость, и компания имеет очень слабую чувствительность к изменениям и сигналам рынка. Возможность корректировки и адаптации управления к изменениям внешней среды минимальна. Это может стать причиной снижения конкурентоспособности и, при сохранении такого стиля управления, в итоге приведёт к тому, что такая компания не сможет продолжать свою деятельность.

Чтобы управление запасами было успешным, необходимо перейти к управлению процессами на всей цепи поставок. Цель деятельности по управлению товарными потоками в цепях поставок, – доведение продукта или услуги до конечного потребителя. Одним из общих показателей надёжности снабжения является оценка устойчивости системы управления запасами в цепях поставок.

Управление материальными потоками в цепях поставок требует учёта динамических аспектов, связанных как с особенностями рынка, – изменениями предпочтений потребителей, изменения конкурентной среды и т.п., так и с изменениями инфраструктуры, способов транспортировки и клиентского сервиса. Это приводит к необходимости организации информационного обмена – организации информационных потоков между подразделениями компании и другими участниками цепи поставок. Именно информационные потоки, по определению Дж.Р. Стока, “выступают главным компонентом, который позволяет связать в единое целое взаимодействие всех участников цепи поставок. Следствием является необходимость интеграции информационных потоков между операторами и грузовладельцами, между и логистическими, и производственными, и торговыми предприятиями в цепях поставок – с целью повышения качества информационного обеспечения при управлении логистикой”©.

Таким образом, для эффективного управления товарными потоками и запасами, как элементом товарного потока, необходимо создание или иначе строительство логистических систем. Отличительными характеристиками логистических систем являются наличие потоковых процессов, связанных с товарными, финансовыми и информационными потоками, и определённая системная целостность, которая и характеризует саму систему.

Ещё одним отличием логистических систем является то, что такие системы часто являются эшелонированными и включают в себя множество звеньев, посредников, операторов и т.п. На микроуровне в логистической системе рассматривается взаимодействие подразделений компании, участвующих в обеспечении и управлении материальным потоком.

Одним из ключевых принципов управления товарным потоком и оптимизации запасов на всех этапах цепи поставок является организация комплекса сквозного планирования – совместного планирования для всех участников. Это позволяет компаниям оптимально распределять и концентрировать ресурсы для достижения целей, а также повышать эффективность процессов, связанных с управлением товарным потоком и запасами.

Таким образом, выведенное выше содержание понятия “управление запасами” не только не противоречит утверждениям как западных, так и российских специалистов, но и может быть дополнено.

Узнать о том, существует ли в компании деятельность по управлению запасами, несложно.

Классический цикл управления, иногда называемый циклом Дёминга, включает в себя обязательные этапы:

  • анализ,
  • планирование,
  • реализация планов,
  • контроль исполнения планов и анализ отклонений от плана,
  • корректировка планов.

По тому, используется ли в компании анализ запасов, – в том числе по дефициту или избытку запасов, используется ли планирование запасов (не вовлечения или планирования работы с неликвидами, а именно запасов), – как по граничным условиям оптимальных запасов, так и по движению запасов, существует ли контроль исполнения этих планов, можно судить, на каком уровне находится управление запасами в компании. Может оказаться и так, что подразделения по управлению запасами в компании нет, а управление запасами в компании поставлено на высоком уровне.

Если подвести итог, то под управлением запасами следует понимать управление интегрированными процессами в цепи поставок, оказывающими воздействие как на запасы внутри организации, так и за её пределами, а также управление и руководство сотрудниками, их обеспечивающими. Управление запасами начинается задолго до формирования запасов, – с аналитики товародвижения и прогнозирования спроса, планирования потребности.

Цель управления запасами и материальными потоками – минимизация совокупных затрат на снабжение и материально-техническое обеспечение, в идеале должна учитывать совокупную стоимость в течение всего жизненного цикла.

Деятельность по управлению запасами заключается в воздействии на различные элементы, события и факторы цепи поставок с целью привести запасы в состояние, способствующее достижению целей и выполнению планов компании. Также управление запасами включает деятельность с целью снижения негативного воздействия неопределённостей и внешних событий на достижения целей организации или выполнение её планов, – анализ и управление рисками в цепях поставок. В рамках этого функционала деятельность по управлению запасами должна включать в себя принятие оптимальных решений при формировании поставок: номенклатуры, количества, графиков и сроков отгрузки, – для достижения целей компании и выполнения планов.

Управление запасами включает в себя работу: по организации управления запасами, руководству этой деятельностью и управлению по отклонениям.

Необходимо помнить, что управление материальным потоком в цепях поставок связано с различными видами неопределённости, которая является одной из значимых проблем, связанных с цепями поставок.

Список использованной литературы

1. Положение по бухгалтерскому учёту “учёт материально-производственных запасов&rdquo ПБУ 5/01 Утверждено Приказом Министерства финансов Российской Федерации N 44н от 09.06.2001 г.

2. Бауэрсокс Дональд Дж. и Клосс Дейвид Дж. Логистика: интегрированная цепь поставок. 2-е изд. ⁄ пер.с англ.М.: ЗАО “Олимп-Бизнес”,2005. – 640 с.

3. Гришанов Г.М., Павлов О.В. Исследование систем управления: Учебное пособие ⁄ Самар. гос. аэрокосм. ун-т. Самара, 2005. 128 с.

4. Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. Цикл PDCA Деминга. Современное развитие ⁄⁄ Проблемы экономики и менеджмента №2(54) 2016 г., с. 3-28.

5. Заходякин Г. В., Демин А. С. Сетевой анализ цепей поставок ⁄⁄ Успехи в химии и химической технологии. №10(159) за 2014 г. с. 111-114

6. Кузнецов Б.Т. Стратегический менеджмент: учебное пособие ⁄ Б.Т. Кузнецов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 624 c.

7. Левкин Г.Г. Логистика: теория и практика ⁄ Ростов н⁄Д : Феникс, 2009. – 221 с. : ил. – (Высшее образование).

8. Лысов О.Е. Методы прикладных исследований в менеджменте: учебное пособие ⁄ О.Е. Лысов. – ГУАП. СПб., 2006. – 164 с.: ил.

9. Мартин Кристофер, Хелен Пэк Маркетинговая логистика. – М.: Издательский дом “Технологии”, 2005 г., 200 с.

10. Минцберг Генри Стратегическое сафари: экскурсия по дебрям стратегического менеджмента ⁄ Минцберг Генри, Альстранд Брюс, Лампель Жозеф. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 365 c.

11. Рыжиков Ю.И. Теория очередей и управление запасами. – СПб: Питер, 2001. – 384 с.

12. Сток Дж.Р., Ламберт Д.М. Стратегическое управление логистикой: пер. с 4-го англ. изд. – М.: Инфра-М, 2005. – 797 с.

13. Теренина И. Анализ неопределённостей в цепях поставок ⁄⁄ РИСК: ресурсы, информация, снабжение, конкуренция. №2 за 2012 г. с. 95-97 – Издательство: Институт исследования товародвижения и конъюнктуры оптового рынка (Москва)

14. Чурилов Р.Л. Современная методология анализа надёжности цепей поставок ⁄⁄ Вестник Ленинградского государственного университета им. А.С. Пушкина. №4 2011 г., с. 134-147

15. Шульженко Т. Г. Оценка надёжности складских систем с использованием логических моделей отказов ⁄⁄ Логистика и управление цепями поставок. – 2010. – № 41. С. 22-27

16. Щедровицкий Г.П. Методология и философия организационно-управленческой деятельности: основные понятия и принципы ⁄⁄ Электронный ресурс https://www.alshar.ru/oru-2.html доступ на 26.06.2017 г.


Яндекс.Метрика