Отношения с контрагентами, оформление, сопровождение и контроль исполнения договоров.

Шиков Виктор Олегович
Генеральный директор ООО “Тримас Групп” г. Москва.

Правовые аспекты в работе службы снабжения.

При заключении любой сделки необходимо оформление договора, в котором описывается сделка и её условия, ответственность и много прочих увлекательных вещей.

Любой договор состоит из ряда составляющих, относящихся к разным зонам ответственности и описывающих разные этапы исполнения договора, возможные отклонения от него и обязательства сторон по договору.

Зоны ответственности между подразделениями по договору.

Существует несколько составляющих по договору поставки:

• “Коммерческая”.
• “Операционная”.
• “Юридическая”.
• “Финансовая”.

Каждая из составляющих подразумевает зону ответственности – частичную или полную конкретного подразделения.

Например, “коммерческая” и “операционная” – это зона ответственности УМТС.

Юридическая – в части ответственности за поставки/оплаты – совместно УМТС и юр. департамента.

В зоне ответственности за недопоставку или нарушения контрактных обязательств – УМТС.

Финансовая – это совместная зона ответственности УМТС и фин. подразделения.

Разновидности договоров.

Существует 2 основных подхода к формированию договора:

Когда в договоре описываются только существенные общие условия, например:

• Предмет договора.
• Условия поставки и переход права собственности.
• Процедура приёмки.
• Процедура претензионной работы.
• Условия оплаты.
• Форс-мажор.

Номенклатура, спецификации, сроки поставки, приёмка отдельных позиций, определения либо ссылки на документы, регламентирующие качество и т.п. могут описываться в отдельных приложениях, которые могут работать в течение срока, меньшего, чем договор, а могут – в течение всего срока действия договора.

Другой вариант, – когда в договоре прописываются все условия и процедуры, ссылки и требования по качеству.

Есть также формулировки типа “рамочный договор”, “типовой договор”.

Рамочный договор ближе к первому описанному варианту – описывает общие условия, типовой может относиться к любому из указанных типов.

Типовой договор определяет стандартные условия, которая компания считает для себя приемлемыми либо оптимальными.

Моменты и нюансы, обязательные к прописыванию в договоре.

Есть некоторые моменты и разделы, которые обязательны к прописыванию в договоре вне зависимости от типа.

При дифференциации условий возможно в “теле” договора прописывать основные условия, которые работают, если “не указано иное”, а в приложениях, касающихся конкретных поставляемых позиций – условия по конкретным позициям.

Определения и условия в договоре должны быть однозначными и не допускать иных вариантов трактования, для этого они формулируются наиболее простым методом и⁄или расписываются максимально подробно.

Перечень моментов, обязательных для определения в договоре:

Момент перехода права собственности.

Необходимо в договоре обязательно указать где именно, в какой момент осуществляется переход права собственности.

При этом необходимо помнить о том, что даже при указании в договоре либо зарубежном контракте терминов Инкотермс, обязательно необходимо указывать момент перехода права собственности: Инкотермс указывает только зоны перехода рисков и ответственности.

Необходимо описать именно тот момент и ту точку, где поставляемая продукция переходит в собственность компании. Причём однозначно.

Процедуру приёмки поставки.

Необходимо описать максимально подробно, каким образом осуществляется приёмка поставки по качеству и количеству:

• Как определяется качество.
• Как определяется соответствие по комплектности.
• Как осуществляется приёмка по количеству.
• Что происходит при обнаружении несоответствия.

В инструкциях П-6 и П-7, например, описаны действия при обнаружении расхождений. Но в них указано, что необходимо остановить приёмку, как минимум, а то и разгрузку поставки до прибытия представителя поставщика, на это может уйти от 1 до 30 суток (согласно описанию в инструкциях).

Часто – это сделать невозможно, т.к. часть поставки требуется запустить в использование максимально быстро после получения.

Если задержать разгрузку – необходимо будет оплатить простой подвижного состава, что особенно дорого при работе с ЖД. Даже если приёмка поставки, прибывшей в контейнере, то потребуется оплатить простои собственнику контейнера.

И не факт, что ошибка окажется произошедшей по вине поставщика.

Документы.

Необходимо описать:

• Какими документами стороны обмениваются и какие документы являются подтверждением состоявшейся сделки.
• Какой комплект документов должен идти с каждой партией поставки.
• Что и в какой форме будет подтверждать комплектность и качество поставки.

Процедуру выставления претензий.

В обязательном порядке описывается процедура вставления претензий сторонами по договору друг другу.

Условия и форму оплаты.

В частности от какого момента отсчитывается срок оплаты.

Что является фактом оплаты.

Как фиксируется дата оплаты.

Тип подвижного состава и условия перевозки.

Особенно это важно, если закупаемый поставляемый товар/оборудование требует особых условий перевозки и хранения, условий и оборудования для разгрузки.

Также важно указать возможную нагрузку на товар⁄упаковку: рядность или вес груза, который возможно положить сверху.

Сроки отгрузки.

Что считается сроком отгрузки?

И что – какой документ – подтверждает факт отгрузки?

Ответственность.

За что и в какой форме стороны отвечают: за какие нарушения контрактных обязательств кто отвечает и каким образом.

Какие нарушения контрактных обязательств не вызывают наступления ответственности?

Какие нарушения контрактных обязательств допустимы без наступления ответственности?

Порядок определения события, влекущего ответственность и порядок исполнения обязательств по ответственности при нарушении контрактных обязательств.

Ответственность по договору.

Ответственность по договору при исполнении обязательств присутствует всегда.

Она может быть прописана в договоре отдельно, определена законодательно, а также определяться “сложившейся деловой практикой”.

Но лучше, если в договоре прописаны все возможные варианты наступления ответственности сторон: за что и в какой форме стороны несут ответственность.

Возможные моменты наступления ответственности:

• Поставка бракованной либо некомплектной продукции, что то же – поставка продукции не пригодной к применению по назначению.
• Поставка меньшего количества.
• Пересортица в поставке – поставка незаказанной номенклатуры.
• Срыв поставки.
• Опоздание отгрузки.
• Отгрузка/ Прибытие поставки намного раньше запланированного/заказанного.
• Неполная комплектность документов либо нарушение правил оформления документов.

Возможные формы ответственности:

• Разрыв договорных отношений.
• Компенсация прямых затрат, связанных с нарушением обязательств одной из сторон договора.
• Компенсация прямых убытков, связанных с нарушением обязательств одной из сторон договора.
• Компенсация косвенных убытков и затрат.
• Компенсация “упущенной выгоды”.
• Снижение стоимости на поставленную продукцию.
• Проведение работ за счёт стороны, нарушившей обязательства.
• Предоставление дополнительных преференций: отсрочек, скидок и т.п.
• Предоставление дополнительных либо изменённых гарантийных обязательств.
• Непосредственная оплата штрафных санкций или пени, рассчитанных тем или иным способом

Компенсации по ответственности могут взыскиваться, как в денежном выражении, так и с натуральном: работами, услугами и т.п.

Сюда же можно отнести избыточную поставку либо пересортицу – принятие на ответственное хранение до распоряжения Поставщика данным имуществом. Поставщик оплачивает услуги по заранее – в договоре согласованным ставкам, которые должны быть значимо выше рыночных.

Одно из ключевых требований: определить и прописать в договоре методику расчёта затрат и убытков, как прямых, так и косвенных (если они включены в договор) либо непосредственно в договоре или приложениях к нему, либо ссылкой на нормативный документ.

Качество и количество товара.

Количество по контрактам, графики и сроки поставок определяются в контрактах.

Качество поставляемой продукции может определяться:

• Спецификациями, являющимися приложением к договору.
• Сертификатом на продукцию, – в договоре обязательно указываются ключевые параметры. Например: “поставка хлорида калия с массовым содержанием основного вещества не менее 97%”.
• Конструкторской документацией на поставляемую продукцию.
• Эталонным образцом продукции⁄сырья. Обязательно прописывается в контракте.
• Тех. условиями или стандартом: государственным либо производителя. В договоре обязательно прописывается ссылка на конкретный стандарт или ТУ.
• Требованиями к техническим характеристикам поставляемого оборудования.

Все требования к поставляемой продукции в обязательном порядке прописываются в договорах на поставку, как минимум, – в виде ссылок на техническую документацию.

Во многих случаях помимо техусловий и т.п. необходимо прописывать в контракте также расположение посадочных мест и ключевых параметров установки и монтажа.

Претензионная работа с поставщиками.

При исполнении любого договора/ контракта возникают моменты, которые могут быть причиной или, как минимум, – поводом для предъявления претензий к поставщику.

Одно из основных требований: в договоре должны быть описаны случаи, в которых поставщику может быть предъявлена претензия.

В договоре в обязательном порядке должна быть прописана процедура и сроки выставления претензий контрагентам.

Также необходимо разграничить претензии по приоритетам, согласно “тяжести” последствий от нарушения обязательств: за срыв поставки, относящейся к 1 группе критичности, разумеется, ответственность должна быть много большей, чем за срыв поставки, которая существенного влияния на деятельность компании не оказывает.

Законодательство на сегодняшний день не требует обязательного доарбитражного урегулирования.

Тем не менее, крайне рекомендую большую часть претензий урегулировать в досудебном порядке: так и договориться проще и для компаний-контрагентов меньше затрат.

В случае, если нарушение обязательств не критично для компании (не влечёт аварий с человеческими жертвами либо существенных затрат, например, при непрерывном производстве – его остановки) то максимально выкручивать поставщику руки не сто́ит.

Есть принцип, который был сформулирован еще Сунь-Цзы: “врагу всегда необходимо оставлять “золотой мост”, – то есть возможность отступить с минимальными потерями либо потерями, которые его устроят.